Manager van Alles (Apen op je schouder!)

Druk, druk, druk. Managers hebben het altijd druk. Binnen de managementliteratuur en bijvoorbeeld de methode van het time-management wordt algemeen aangenomen dat dat niet alleen een kwestie is van ‘drukte’ maar vooral ook van ‘druk’. Van gevoelde druk. Dat zou kunnen komen  omdat die managers een belangrijk deel van hun tijd bezig zijn met taken, met werk, dat eigenlijk niet van hen is.

Die afbakening wordt deels bepaald door de “hark”: dat is de verdeling in leidinggevende lagen en door de taak- en functieomschrijvingen voor elk van die lagen. Maar het wordt ook bepaald door de persoonlijke invulling van de functies én de manier waarop de collega’s met elkaar omgaan. Als je eenmaal beseft dat je een groot deel van de dag het werk van een ander doet, is het tijd om dat te veranderen. Dat is niet alleen beter voor jezelf, maar ook voor die anderen.

De manager van het cluster Wijkbreed, in een grote provinciestad in Brabant, geeft leiding aan 1 stand-alone KDV en 2 BSO locaties in een IKC, in totaal 8 groepen. Zij, de CM,  heeft voor die groepen bij elkaar 36 uur. Dat is eigenlijk 4 uur te weinig, want in haar organisatie is 4 uur per groep de norm. Maar deze clustermanager is al heel ervaren en ze is akkoord gegaan met deze indeling.

Voor het licht administratieve werk heeft ze een assistente. Ook daar boft ze erg mee. Die kan veel meer aan dan haar functie behelst. Ze doet daarom ook de roosters en de inval.

Op elke derde maandag van de maand gaat deze manager naar het hoofdkantoor voor een P & O Verzuim Overleg; een bespreking over het ziekteverzuim. Voordat ze daar heen gaat vraagt ze haar assistente of ze nog wat over wil dragen. Doordat die namelijk de roosters en de inval doet, is onze clustermanager even het zicht op het verzuim kwijt. Hoewel de assistente geen bijzondere berichten heeft, moet ze nog wel even snel wat kwijt: “De parasolvoeten, die vorig jaar de schuur zijn ingegaan, zijn nergens meer te vinden. Er zullen nieuwe bestelt moeten worden”. Aangezien de CM toch naar het kantoor gaat, zou het fijn zijn als ze daar meteen de bestelling mondeling doorgeeft, dat werkt altijd sneller dan per mail…

Niet vergeten, denkt de CM. Op haar lijstje stond ook al dat ze de afdeling marketing posters voor de open dag moet laten maken. Vlak voor de ze deur uitgaat klampt Yvonne haar aan. Yvonne werkt al jaren in het kindercentrum en kan doorgaans prima zelfstandig werken. Nu heeft ze een probleem. Gistermiddag heeft één van de ouders een boze bui gehad, omdat zijn zoontje van twee in de arm gebeten is door een groepsgenootje. Yvonne  zou niet goed opgelet hebben. Ze voelt zich erg onheus bejegend door de vader en het ergste is nog dat ze helemaal geen weerwoord had.

“Ik ga hier even over nadenken, Yvonne. Dan hoor je morgen van me. Laat het nu zelf maar even rusten”.

Meteen op kantoor aangekomen loopt ze tegen collega Trudi aan. Ze lopen samen de gang op naar de vergaderkamer. Trudi vraagt of ze al iets meer weet over die cursus die ze misschien wil doen. CM zou daar naar informeren bij de opleiding waar ze zelf op zit maar eerlijk gezegd is ze dat de afgelopen twee cursusdagen helemaal vergeten. “Ik check het morgen”.

Vlak voor het binnengaan ziet ze haar directeur. Die vroeg twee weken geleden naar de indruk die ze had van de schooldirecteur waar ze in haar cluster mee samenwerkt. Of ze even een stukje op de mail kon zetten over de samenwerking, dan kon de directeur dat in het bovenschools overleg meenemen. “Doe ik”, zei ze toen snel. Maar oeps….

Apen

Operationeel managers ervaren in hun werk eigenlijk allemaal een druk; van “het is teveel van het goede”. Dat wordt wel:  “monkey’s on your back” genoemd. Dit fenomeen, voor het eerst in 1974 beschreven in de Harvard Business Review door Oncken en Wass, verklaart waarom managers die druk kunnen voelen. Terwijl zij zich het zuur werken, krijgen ze het idee dat ze iets niet goed doen: lijkt het nou zo of ís het zo dat het werk nooit af komt??

Springende aapjes

Een aap is een onafgewerkte werkkwestie; een wat vage klus. De aap is op zoek naar een baas die hem wil voeden en verzorgen. En verschonen als dat nodig is.

Het zorgen voor een aapje is tijdrovend en lastig. Dat is de reden waarom sommige werknemers er een routine van hebben gemaakt om hun aapjes op andermans rug of schouder te zetten, zoals het fenomeen in het Nederlands is gaan heten. Maar ook managers en directeuren kunnen we wat van, van aapjes plaatsen.

De CM die op weg is naar kantoor wordt geheel of bijna door zulke aapjes belaagd. Eigenlijk heeft ze er al twee, maar er komt er nog een bij. Heel goed mogelijk dat onze ervaren CMer, die toch al meer werk heeft dan anderen, een ware aantrekkingskracht heeft op aapjes.

Ze komen van drie kanten

De meest herkenbare springende aap is de aap die van beneden komt. Jouw teamleden, werknemers in de kindercentra, schakelen uiteraard vaak de hulp van hun leidinggevende in. Daar is niks mis mee. Je geeft dan als leidinggevende een reactie om de werknemers of het team een zetje in de goede richting te geven. Of om ze te coachen om zelf betere probleemoplossers te worden. Zij hebben immers hun eigen taken, hun eigen vak en hun eigen verantwoordelijkheden. Moeilijker te herkennen, in eerste instantie is het “omhoog delegeren”. De werknemers vertellen in zo’n geval wat zij een goede oplossing vinden voor een probleem en vertellen vervolgens aan de leidinggevende dat zij graag zien dat die deze oplossing gaat uitvoeren.

Voorbeeldje: “In de teamvergadering van gisteravond hebben we het gehad over het notuleren. Dat is elke keer een groot probleem. Niemand wil het eigenlijk doen want het is best veel werk en dat moet je dan ’s avonds thuis doen. Op de groep hebben we er geen tijd voor. We willen nu graag voor de teamvergaderingen de centrumassistente lenen. Die kan goed notuleren en die zit overdag ook vaak aan de computer. Wil jij dat regelen?” En daar gaat weer een gorilla, die springt ván het team over op de leidinggevende.

De horizontaal springende aap wordt vaak aangezien voor collegialiteit.

“Lisa, mijn assistente van kindercentrum PiPo gaat binnenkort met zwangerschapsverlof. En ik heb al twee vacatures die ik ook maar moeilijk ingevuld kan krijgen. Wil jij eens nadenken of jij Neeltje zou kunnen missen voor een poosje? Je zei zelf laatst dat die meer in d’r mars heeft dan d’r huidige werk. Laat me even horen, na het weekend, of het kan?”. Nogal onaardig hè, als je dan zegt : “nee, daar wil ik niet over nadenken”. Maar als je “ja” zegt, dan is het aapje al een flink eind onderweg naar jouw schouder….Onderweg naar huis begin je hem vast al te voelen.

Er komen ook apen van bovenaf. Die zijn het lastigste te herkennen. Ze nemen namelijk vaak de vermomming aan van een opdracht van een meerdere in rang. Of ze zijn verkleed als “delegeren”.

“Michel,  gisteravond tijdens de centrale oudercommissie merkte ik dat de voorzitter nogal wat opmerkingen had over de kwaliteit van de opvang. Niet speciaal in jouw kindercentrum, maar het was meer een vage opmerking. Die heb ik maar laten lopen, want ik moest eigenlijk met ze praten over de prijzen. Maar zou jij eens na willen gaan bij je eigen oudercommissie of die ontevredenheid ook bestaat? De voorzitter is namelijk bevriend met de voorzitter van de Raad van Toezicht en best mogelijk dat via hem het onderwerp dan in die vergadering aan de orde wordt gesteld”.

De directeur zou zelf de verantwoordelijkheid moeten nemen over het verloop van de vergadering en geen dingen moeten laten lopen, die achteraf toch erg belangrijk zijn. Om ze dan vervolgens als aapje op iemand anders schouder te plaatsen.

Om te voorkomen dat je een kolonie apen op je schouder hebt en dus teveel het werk van anderen doet, moet je als eerste springende apen leren herkennen.  Realiseer je daarbij dat je twee signalen krijgt: veel apen op je schouder wegen zwaar, je voelt ze echt wel. En “nee” zeggen tegen een springende aap voelt als onaardig zijn.

Als je die signalen herkent ligt de weg open voor een preventieve benadering. Pas daarbij de volgende truc toe: als je een springende aap ontwaart, wees dan belangstellend maar niet meer dan dat. Doe geen uitspraken die bij de anderen de verwachting kunnen wekken dat je de aap wel neemt. Zoals : “ Wat vervelend voor je. Heb je al overwogen om aan het team zelf te vragen of ze een oplossing weten?”

En nooit, nooit, zeggen dat je het overdenkt, uitzoekt, bespreekt of wat dan ook, in de hoop dat je er vanaf bent. Want de aap zit dan bij jou en zal niet rusten voordat hij weldoorvoed bij jou een thuis heeft gevonden.

 

Geef een reactie